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1ヶ月間の業務の流れ
ケアマネジャーは1ヶ月間のうちに、数多くの業務を行っています。
ここではその業務について、『月初め』⇒『中旬から下旬』⇒『月末』⇒『その他の業務』と大別し、その業務の流れを説明していきます。
    
⇒『月初め』 に行う業務
⇒『月の中旬から下旬』 に行う業務
⇒『月末』 に行う業務
⇒『その他』 の業務



月初めの業務
⇒1.短期入所の予約調整
⇒2.介護保険更新者への代行申請、聞き取り調査
⇒3.介護認定の調査委託業務 
⇒4.給付管理業務 ※(10日までに実施)
⇒5.介護予防プランの実績報告
⇒6.翌月の予定表の作成
 

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1.短期入所の予約調整 
  〜(※地域によっては、予約開始日が異なる場合もありますのでご注意ください。)〜 
定期的に短期入所を利用されている方のため、それぞれの短期入所事業所にFAX等で申し込みを行います。    
 《注意点》
 (1)短期入所事業所ごとに、申し込み方法が異なっています。
   そのため利用前に、定期利用の申込み方法などを確認
   しておく必要があります。
    ・「申込みの書式があるのか否か?」
    ・「予約の受付開始日はいつなのか?」
    ・「1日が日曜日や祝日の場合は、いつ受付けて
     もらえるものか?」
    
 (2)希望される日時が必ずとれるとは限りません。
   法事等どうしても利用が必要という場合には、その旨が
   事業所にわかるように記載する必要があります。
   
 (3)医療処置が必要になった場合や、暴力行為などが悪化
   している場合は、受入れ困難と判断されることもあります。 
             
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2.介護保険更新者への代行申請、
 聞き取り調査

介護保険の有効期間「60日前」から申請受付となっており、概ね月初めの1週目には、役所から「更新に伴うお知らせ」の書類が利用者の自宅に配達されます。
   
ケアマネジャーは担当している利用者の更新状況を事前に把握しておき、対象となる方へ連絡を行い、役所からの書類が届いていないかを確認します。
その後、「更新書類の代行申請」や「調査委託後の聞取り調査」を行っていきます。 
※(自分の担当者への聞取りは、不可とする地域も多くあります。)
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3.介護認定の調査委託業務 
調査の委託業務は、市区町村が行う認定調査員研修を終了した介護支援専門員が行えることになっています。

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4.給付管理業務 ※(10日までに実施) 
利用者にサービス提供した場合、それぞれのサービス事業所はその費用として、それぞれの保険者から審査・支払い委任を受けている「国保連(国民健康保険連合会)」に、介護報酬を請求していきます。 
給付管理の間違いは、所属する居宅介護支援事業所だけでなく、利用しているサービス事業所へも迷惑をかけてしまうため、間違いのないように慎重に行う必要があります。    
 《業務の流れ》
 (1)前月分の返戻者がいないかを確認し、該当があるとき
   には利用しているサービス事業所へ状況連絡を行って
   いきます。

 (2)月末から月初にかけ、前月分の利用実績がサービス
   事業所より送られてきます。
   ケアマネジャーは、ケアプラン通りにサービスが提供
   されているかの確認を行い、不明な点等があった場合
   は、利用者や家族、サービス事業所などへ実施状況に
   ついて確認を行っていきます。   
   
 (3)確認作業が無事に終わると、「給付管理票」「介護給付
   費請求書」を作成し、「毎月10日」までに国保連に提出
   (伝送)します。

 (4)実績の変更があった事業所に対しては、修正後の提供
   表を送付します。
 《注意点》
 (1)区分変更者を確認すること
   区分変更者は、申請期間は要介護区分がまだ決まって
   いません。 そのため、結果が判明してから給付作業を
   行うことになり、申請中の期間は請求ができません。
   
     ・区分変更した際は、同様の理由で利用している
      サービス事業所へも連絡を行う必要があります。
   
     ・区分変更の場合、月途中に介護度が変更となり
      ます。 この場合の請求は変更前・変更後の介護
      度が重いほうで請求を行います。
   
     ・通所介護や短期入所は、介護度が変更されると
      加算の単位も異なってきます。
      例えば、7月15日に区分変更を行うと、7/1〜7/14
      までは要介護1、7月15からは要介護3というように
      変化します。
      この場合、「通所介護」と「短期入所」ではそれぞれ
      の要介護ごとに単位を変更しなければなりません。
      例の場合だと、
       ・7/1〜7/14までは、要介護1の単位で請求
       ・7/15〜7/31は、要介護3の単位で請求
      間違えると、サービス事業所に迷惑をかけてしまい
      ますので、注意していきましょう。  
    
 (2)減算が発生していないかを確認する必要があります。  
  ※1ヶ月目は「70/100」、2ヶ月目以降は「50/100」に減算。

    ⇒減算について確認する 

 (3)加算の取り忘れがないかを確認していきます。
   @初回加算(300単位/月)
   A医療連携加算(150単位/月)
   B退院・退所加算T(400単位/月)
   C退院・退所加算U(600単位/月)
   D認知症加算(150単位/月)
   E独居高齢者加算(150単位/月)
   F小規模多機能型居宅介護事業所連携加算(300単位/月)
  
    ⇒加算について確認する

 (4)サービス計画を作成したものの、サービス実績が全く
   なかった場合は報酬請求は行えません。 
   誤って居宅介護支援費を算定していないか確認する
   必要があります。  

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5.介護予防プランの実績報告
地域包括支援センターから、介護予防プランの作成委託をされている場合、担当利用者の「サービス実績(実績入力した6・7表)」と「給付管理票」をあわせて10日までに提出します。   
 《注意点》
 ※地域包括支援センターも膨大な業務を行っているため、
  給付管理の資料提出は、毎月5日位までには行ったほう
  が良いと思われます。

  ※必要書類については、それぞれの地域包括支援セン
   ターで異なる場合があります。
   委託を受ける際に、確認する必要があります。

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6.翌月の予定表の作成 
予定表の作成は、ケアマネジャーそれぞれでやり方をもっているため、必ずしも月初めに行う必要はありません。
 ・「月初めにまとめて作成する人。」
 ・「給付が終わった10日過ぎに、落ち着いてから作成する人。」
 ・「訪問前に、来月の予定を確認しながら作る人。」    
などいろいろなやり方があると思います。
ただし作成上の注意点には共通したものがあります。
《作成上の注意点》
(1)祝日を確認し、必要なサービスを修正していきます。
  ・「祝日のサービス調整が必要な方なのか、必要でない方
   なのか確認しながら作成します。」
  ・「通所介護や訪問看護など、祝日営業していない事業所
   もあるため、間違いの無いように注意します。」
    
(2)短期入所の利用予定の確認
  ・「短期入所の利用期間中に、他の定期的なサービスが
   入っていないかどうか確認します。」
  ・「バスの送迎時に、ヘルパー調整が必要な方がいないか
   確認します。」
   
(3)限度額超過者の確認
  ・「限度額を超えている利用者がいないか確認します。」
  ・「限度額を超えている場合には、どの程度の費用が発生
   するか確認を行います。」
  ・「サービス削減をしなければならない場合には、どのサー
   ビスを減らした方が良いものか検討します。」

(4)長期休暇月の確認
  1月、5月、8月、9月、12月は、長期連休があります。
  調整には注意が必要です。
  ・「家族の協力体制の有無や独居利用者など、状況を勘案
   してサービスを調整する必要があります。」      
  ・「連休中、サービス事業所の営業体制がどうなっているの
   かを確認しておく必要があります。」
   

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月の中旬から下旬
  ⇒1.利用者宅へ訪問(モニタリング)
  ⇒2.本人状態や環境変化への対応
  ⇒3.介護保険の更新結果通知後に行う業務 
   

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1.利用者宅へ訪問(モニタリング
ケアマネジャーは、特段の事情が無いかぎりは、「少なくとも毎月1回は利用者の居宅を訪問し」、「利用者に面接すること」とされています。
また「モニタリングの記録」についても同様に毎月の実施が義務とされています。
《訪問前の注意点》

(1)翌月の予定を確認
  ・翌月が介護保険の更新月にあたらないかどうか確認します。
   更新月に当たる時には、通院日の確認と主治医の意見書
   の記載依頼についての説明します。

  ・「翌月がケアプランの見直し月にあたらないかどうか確認を
   します。」
    (参考書式)
    ⇒「担当利用者の管理表」を活用する
    ⇒「利用者情報チェックシート」を活用する
    ⇒「期間確認の一覧表」を活用する
      
(2)利用者の誕生日を確認
  わすれがちになってしまいますが、利用者の誕生日は、介護
  保険の更新と同様に注意が必要です。
  一言「おめでとうございます」とあるだけで信頼関係に大きな
  差が出ます。
    ⇒「誕生日カード」を活用する
    
(3)話題の提供
  ケアマネジャーは様々な話題を提供することも業務と考える
  べきです。
  「新たな制度」や「流行している病気」、「悪質商法」など情報
  には敏感になっておく必要があります。
  ただし、ケアマネジャーがそれら情報すべてを知っておく必要
  はありません。
  必要機関の問合せわせ先までで十分と思われます。

  また、雑談を通した些細なコミュニケーションの中で、今まで
  知らなかった利用者・ご家族の情報が聞けることがあります。
  話題は豊富に持っていたいものです。 
   ⇒『季節ごとの話題』 をプリント
   ⇒『各地方の名産・名所・偉人』 をプリント
   ⇒『明治から平成までの時代背景』 をプリント
   ⇒『懐かしのわらべ歌』 をプリント  
   ⇒「春の歌」 をプリント
   ⇒「夏の歌」 をプリント
   ⇒「秋の歌」 をプリント
   ⇒「冬の歌」 をプリント 

   ⇒『花ことば』 をプリント
   ⇒その他のコミュニケーション資料をみる
           (右欄に、コミュニケーション促進資料があります。)  
 
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2.本人状態や環境変化への対応
訪問時や、電話連絡など、本人やご家族の状態が大きく変化する場合があります。
その場合は、原則的には再度アセスメントし、必要なサービス調整を行うわけですが、中にはそうも言ってられない急な事態も多く存在します。
「急なサービス調整の際に、どう動けるか」、ケアマネジャーの力量が試される場面といっても言い過ぎでは無いでしょう。
《急な事態とは…?》

 ○本人状態の変化
   「誤嚥や体調の急変」
   「転倒や事故」

 ○介護者の状況の変化
   「介護者の発病や事故、入院(最悪は他界)」
   「介護放棄」
             
 ○問題行動の悪化
   「徘徊から行方不明に」
   「暴力行為の悪化」 
《状態の変化や新たな課題発生》

(1)再アセスメントを実施し、問題となる課題を抽出。
  サービスの必要性があればその調整を実施します。
       ↓
(2)「支援経過記録」に状況を記載します。
       ↓
(3)サービスが必要な場合には事業者調整を行い、サービス
  担当者会議を開催する必要があります。。

 ⇒月の中旬に戻る

3.介護保険の更新結果通知後に行う業務
介護認定の調査から、概ね30日程度すると新たな介護保険証が保険者より利用者宅へ送られてきます。
ケアマネジャーは認定状況を確認し、下記の業務を行います。 

  ・「訪問し、介護保険の確認と再アセスメントを実施」
            ↓
  ・「課題を分析し、ケアプラン原案を作成」
            ↓
  ・「サービス担当者会議の日時を調整」
   ※(事業所が不参加の場合には、内容紹介等を実施)
            ↓
  ・「サービス担当者会議の開催」
   ※(ケアプラン原案に修正なく同意が得られれば署名押印
   を頂き交付)
            ↓
  ・「話し合った内容をうけ、担当者会議録を作成しケアプラン
   原案を修正」 
            ↓
  ・「利用者・ご家族へ、ケアプランを説明し同意後、署名捺印
   を頂き交付」
《注意点》

(1)介護認定結果は遅れることがあります。
  主治医の意見書や訪問調査書の申請遅れのため、介護
  認定結果が遅れることがあります。
  必要時には、なぜ遅れているのか、次回の認定審査会の
  開催予定等について確認が必要な場合もあります。
       
  長期間の遅れが予想されるときには、暫定的なケアプラン
  を作成し、結果判明の時と同様にサービス担当者会議を
  開催する必要があります。
  ※この場合、介護度が下がることも視野にいれ、サービス
  の調整を行う必要があります。

(2)更新時の担当者会議は「義務」であり、運営基準減算の
  対象となります。
   

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月末にかけて

 ⇒1.サービス提供票の作成
 
⇒2.翌月に向けての確認事項   

         ⇒一番上に戻る 

1.サービス提供票の作成
翌月のサービス提供票を作成し、各サービス事業所に配布します。
可能ならば、FAXや郵送等ではなく、じかに訪問して手渡した方が事業者との交流が持てるため良いと思います。
《事業所訪問の利点》
 ・利用者情報が確認でき、モニタリングもあわせて行える。
 ・サービス事業所と信頼関係が築ける。
 ・サービス事業所のいろいろな状況が、実際に目で確認できる。
 
発送期日は特に決められていません。 ただし、サービス事業所も翌月の予定を組む必要があるため、月末ギリギリの発送は控えるべきです。
可能ならば「20日前後」には、発送するようにしたいものです。
《注意点》
 ・通所介護などの送迎時間に合わせて、ヘルパー導入して
  いる際は、バス時間が変更がされていないかどうか確認
  する必要があります。
  
 ・通院に、ヘルパーや介護タクシーを活用している方がいる
  際は、予定が提供表上に漏れていないか確認する必要が
  あります。


2.翌月に向けての確認事項
  1. 介護保険の更新者がいないかどうか確認。

  2. 短期入所の定期利用の希望について確認。

  3. 通院介助・介護タクシーの利用日時について確認。

  4. 祝日のサービス調整有無について確認。

  5. 入院者した利用者の情報が、サービス事業所へ連絡でき
    ているのか確認。

  6. 翌月ケアプランの更新・見直し月となる方を確認。

  7. 通所介護等、外出準備のためにヘルパーを派遣している
    方は、送迎バスの時間が変更されていないかを確認。

  8. 来月誕生日を迎える利用者を確認。

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その他の業務
  1.新規利用者の対応

  2.援助困難事例の対応

  3.保険者や地域包括支援センター、福祉事務所等への相談・
   連絡調整

  4.入院されている利用者の状態確認

  5.施設の入所・退所に向けた支援

  6.新規事業所への挨拶・見学

  7.サービス内容等への苦情対応

  8.緊急時の対応

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